Pourquoi la dématérialisation est bénéfique pour vos équipes chargées des ressources humaines et de la paie ?
Pourquoi la dématérialisation est bénéfique pour vos équipes chargées des ressources humaines et de la paie ? https://spinifexit.com/wp-content/themes/corpus/images/empty/thumbnail.jpg 150 150 SpinifexIT https://spinifexit.com/wp-content/themes/corpus/images/empty/thumbnail.jpgPasser à une configuration sans papier n'est pas facile, surtout si votre équipe a l'habitude d'imprimer, de signer et de stocker des documents dans des dossiers. Cependant, il existe de nombreuses raisons pour lesquelles la numérisation de vos processus et le passage au zéro papier s'avéreront bénéfiques à long terme - en particulier pour vos équipes chargées des ressources humaines et de la paie.
1. Améliorez votre efficacité
La création de documents et la préparation des documents liés aux RH et à la paie constituent une partie essentielle de l'activité, mais la création, l'envoi et la gestion manuels des documents relatifs aux employés et à la paie prennent du temps. Qu'il s'agisse de créer des modèles ou de s'assurer que ces documents sont exempts d'erreurs et envoyés à temps à la bonne personne, vos équipes chargées des RH et de la paie passent des heures sur ce seul processus administratif au lieu de s'occuper d'autres tâches tout aussi cruciales.
En numérisant vos processus et en passant au zéro papier, vous n'aurez pas à créer constamment des documents à partir de zéro et à courir le risque d'envoyer des informations incorrectes ou d'exposer vos données de paie sensibles à des destinataires involontaires, ce qui s'avère coûteux à bien des égards.
Les outils de génération de documents tels que Strato sont dotés de fonctions de flux de travail automatisé, de modèles personnalisables et d'outils de gestion des fichiers qui peuvent contribuer à améliorer l'efficacité et la productivité d'une équipe.
Investir dans une solution de génération de documents signifie également pouvoir utiliser d'autres fonctionnalités telles que la planification préalable de l'envoi des documents et la réception de notifications automatiques, le routage, avec la possibilité d'approuver et d'apposer des signatures numériques, la possibilité d'inclure des traductions multiples (pour les équipes internationales), etc.
Strato étend les capacités de vos automatisations de flux de travail SAP SuccessFactors.
2. Assurer la conformité et la sécurité
La signature de documents importants et sensibles sur papier peut entraîner de nombreux problèmes, tels que l'exposition accidentelle de données, qui peut entraîner une violation de la confidentialité. En optant pour un processus automatisé entièrement numérisé, par exemple, seuls les destinataires prévus, tels que les employés et leurs responsables, sont autorisés à consulter et à signer le document.
Les fonctions d'automatisation telles que celles de Strato offrent une sécurité accrue en suivant les déclencheurs SAP SuccessFactors basés sur les champs de données SAP SuccessFactors. Cela minimise les risques d'exposition en les maintenant dans le système et en ne nécessitant que peu ou pas d'intervention manuelle.
3. Contribuer à l'environnement. Non, vraiment.
Le passage au vert n'était autrefois qu'un mot à la mode ou un coup de communication destiné à donner une bonne image de l'entreprise. Aujourd'hui, les consommateurs et les entreprises prennent au sérieux les questions de changement climatique et de durabilité, et ils voudront s'associer à une organisation qui se soucie de la même chose.
Le passage au numérique et à la dématérialisation est un bon moyen pour votre organisation de réduire son empreinte carbone, d'économiser des ressources et de montrer qu'elle s'engage sur le long terme.
En 2021, notamment, la solution Strato de SpinifexIT pour SAP SuccessFactors a permis d'éviter l'impression de 2 millions de feuilles au total. Pensez à quel point votre organisation peut, à elle seule, faire la différence.
4. Réaliser des économies substantielles sur les coûts et les autres ressources
Dans l'une des histoires de réussite de nos clients, une société minière a économisé des milliers de dollars en coûts d'exploitation annuels importants lorsqu'elle a mis en œuvre Strato pour gérer et automatiser ses documents de recrutement.
Bien sûr, le retour sur investissement prend du temps, et le passage au numérique et à la dématérialisation peut nécessiter un financement initial. Toutefois, l'impact en termes d'efficacité et de maintenance opérationnelle signifie que vous économiserez de l'argent et des ressources dans d'autres domaines également.
Plus important encore, votre équipe peut gérer plus efficacement les documents des employés, rester en conformité et consacrer du temps et des ressources à d'autres aspects cruciaux de l'entreprise - du temps et de l'argent bien utilisés.
