Première partie : Considérations relatives à la paie lors de la migration vers le cloud computing
Première partie : Considérations relatives à la paie lors de la migration vers le cloud computing https://spinifexit.com/wp-content/themes/corpus/images/empty/thumbnail.jpg 150 150 SpinifexIT https://spinifexit.com/wp-content/themes/corpus/images/empty/thumbnail.jpgUNE SÉRIE DE BLOGS EN TROIS PARTIES PAR DARREN SOUTER
Au cours des dix dernières années, j'ai suivi avec un vif intérêt de nombreuses annonces de SAP. Beaucoup d'entre elles se sont soldées par un échec, mais l'achat de SuccessFactors par SAP a été quelque chose de très différent. Dès le départ, l'élan était déjà présent avec de nombreux clients existants utilisant des parties (c'est-à-dire des modules) de la solution SuccessFactors. Plus récemment, avec l'investissement continu dans SuccessFactors Employee Central, cette dynamique s'est encore accentuée avec de nombreux clients existants sur site qui cherchent à migrer vers le Cloud.
Cependant, pour la plupart de ces clients, SAP Payroll est une considération importante en raison de son intégration étroite et de sa dépendance à la solution SAP HCM existante. L'annonce récente de SAP, qui prolonge la durée de vie de Payroll jusqu'en 2030, offre davantage d'options aux clients existants. J'ai documenté certaines réactions et les effets possibles de cette extension sur mon blog il y a quelques semaines. Comme la plupart des clients, nous espérons également en savoir plus sur le contenu de cette solution et sur les plans de SAP pour la solution de paie de nouvelle génération.
La bonne nouvelle est que la solution SAP Payroll actuelle est extrêmement puissante et flexible et que la plupart des clients disposent de plusieurs options pour leur paie et la manière dont elle pourrait être déployée à l'avenir.
Je suis en train de réaliser une série de blogs pour les clients et les organisations qui se trouvent dans cette situation. Nous la divisons en plusieurs parties pour couvrir les sujets clés suivants :
- Quelles sont mes options lorsque je passe à Employee Central ?
- Considérations lors de la mise en œuvre de votre nouvelle solution de paie avec Employee Central - Quels sont les cas d'utilisation fonctionnels et les domaines techniques dont je dois être conscient ?
- Rationalisation d'autres processus opérationnels de paie dans votre nouvel environnement de paie intégré
Nous examinerons toutes les solutions proposées par SAP et couvrirons certains des changements techniques tels que les tables déclusives HANA et bien d'autres domaines.
Avant de parler de ces choses, j'aimerais me présenter.
J'ai commencé à travailler chez SAP au sein de l'équipe qui a mis au point la solution de paie pour l'Australie. Depuis lors, j'ai participé à la conception et à la mise en place de nos solutions logicielles intégrées SpinifexIT pour SAP HCM/Payroll, dans le but ultime de mettre à la disposition des professionnels de la paie et des RH des capacités qui leur permettent de valoriser leur travail et d'améliorer l'efficacité de leurs processus opérationnels de paie et de RH, ainsi que la gestion de ces processus.....qu'il s'agisse de l'automatisation des rapports qui donnent un aperçu de l'exactitude de la paie des employés, de l'automatisation des lettres de recrutement et des contrats de travail pour les nouveaux employés, des outils pour accélérer les tests dans les mises à niveau de la paie, des solutions pour aider à répondre aux demandes complexes de paie, de l'automatisation des interfaces avec les tiers qui ont besoin d'informations sur la paie et les opérations bancaires, ou de la fourniture de fonctionnalités de paie ou de RH personnalisées et intégrées à l'aide de nos solutions pour répondre à un besoin spécifique du client..... Ce ne sont là que quelques exemples de la capacité que je suis passionné de fournir à ces professionnels, car à mes yeux, les professionnels de la paie et des RH sont des super-héros méconnus qui travaillent sans relâche pour le bien-être des employés et le processus du cycle de vie des employés !
À l'heure actuelle, je suis fier de dire que nous avons plus de 800 installations dans plus de 40 pays de nos solutions qui ajoutent chaque jour de la valeur aux professionnels de la paie et des RH, c'est tout simplement ce que nous faisons, c'est ma passion !
Parlons maintenant un peu de SAP Payroll et de SuccessFactors. Ces dernières années, j'ai suivi de près les annonces de SAP, notamment SuccessFactors, HANA, Payroll Control Center et HR Renewal, et j'ai travaillé avec de nombreux clients pour les aider à comprendre ces solutions et ce qu'elles signifient pour eux.
Il est donc logique que je tienne un blog sur SAP Payroll et que je partage mon point de vue et certaines des meilleures pratiques que nous avons observées lors de notre expérience de mise en œuvre et d'engagement avec les clients. Je vais garder ce blog général et faire référence, le cas échéant, à nos solutions et contenus SpinifexIT, car nos clients ont trouvé une valeur significative dans l'utilisation de la solution dans différents domaines du cycle de vie opérationnel SAP Payroll et HR.
Commencez à me suivre ou à suivre notre Page LinkedIn de SpinifexIT pour ne manquer aucune mise à jour sur ce sujet.
Commençons.
HR & Payroll - Options de migration pour les clients
Comme SAP l'a souvent affirmé, les clients peuvent commencer n'importe où et aller partout. Il en va de même dans le domaine de la gestion des ressources humaines (HCM), et les clients disposent de nombreuses options. Voici quelques-unes des principales options actuellement disponibles pour les clients
- Migrer vers Employee Central et laisser la paie sur place
- Migrer vers Employee Central et également migrer la paie vers Employee Central Payroll
- Migrer vers Employee Central et migrer la paie vers une option hébergée
- Migrer vers Employee Central et transférer la paie vers un sous-traitant tiers tel qu'ADP, NGA ou d'autres fournisseurs de services de paie.
- Les clients ne peuvent rien faire pour l'instant - rester sur place et utiliser des outils comme HR Renewal.
Comme vous pouvez le constater, il existe un grand nombre d'options disponibles pour le secteur de la paie. Chacune d'entre elles présente des chemins de migration différents avec des complexités différentes. Cependant, le message clair de SAP est que l'avenir des données de base des employés se trouve dans Employee Central (dans le nuage).
D'après les discussions que j'ai eues avec de nombreux clients et partenaires, il s'agit d'un élément important du paysage futur de SAP, que la plupart des clients adopteront probablement dans les années à venir. La bonne nouvelle, c'est qu'il est encore temps de bien planifier cette transition et de l'intégrer dans vos plans futurs. La transition est un projet qui doit être planifié avec soin, car il ne s'agit pas seulement d'une migration, mais d'une transformation de l'entreprise et vous devez envisager de revoir les processus de gestion HCM internes pendant cette migration.
En ce qui concerne la paie, il existe un certain nombre d'options disponibles.
Migrer vers Employee Central et conserver la paie sur place
L'une des le plus simple options est de garder la paie sur place et de déplacer les fonctions RH dans Employee Central.
Nous avons déjà vu de nombreux clients adopter cette approche, car elle permet d'assurer l'avenir de l'entreprise avec Employee Central, tout en conservant les règles de paie existantes qui sont déjà en place.
Cette option ne signifie pas que vous ne pouvez pas tirer parti de certaines des nouvelles fonctionnalités de SAP, notamment le centre de contrôle de la paie, qui vous permet de configurer votre paie comme un processus pouvant être exécuté à partir d'un navigateur ou directement à partir d'Employee Central.
De nombreux clients mettent également en œuvre SAP HANA dans le cadre de leur paysage ERP global. Cela présente également un avantage important pour le Centre de contrôle de la paie, car ce dernier écrit dans de nouvelles tables séparées de la paie qui peuvent être optimisées pour les requêtes SAP HANA. Cela permet d'effectuer des contrôles de validation très rapides pour garantir l'exactitude et la précision de la paie.
Au cours de ce processus, l'un des travaux les plus importants est l'intégration entre Employee Central et le système de paie. Comme la plupart des données sont désormais gérées via Employee Central, vous devez maintenant migrer les données pertinentes pour la paie vers SAP. Cela inclut la plupart des informations de base sur la paie, mais certains clients qui ont des processus existants continuent également à migrer des données telles que les structures organisationnelles et d'autres données plus générales sur les employés. Il est vraiment important de réfléchir à votre objectif en termes d'informations provenant du système de paie et aux processus à migrer vers SuccessFactors.
Migrer vers Employee Central et déplacer la paie vers Employee Central Payroll (ECP)
Dans de nombreux cas, le client cherche à supprimer complètement l'infrastructure et les coûts liés à son activité tout en passant à une solution entièrement en nuage. Dans ce cas, l'une des options les mieux intégrées est la solution SAP Employee Central Payroll. Il s'agit d'une solution hébergée que SAP fournit sur un modèle d'abonnement.
Avec Employee Central Payroll, ceci est traité comme une nouvelle implémentation. L'avantage de cette approche est qu'au fil des ans, de nombreux clients ont mis en place des pratiques manuelles intensives, des processus de paie complexes et, dans de nombreux cas, utilisent d'anciennes versions des solutions SAP, dont l'infrastructure arrive en fin de vie. C'est l'occasion de revoir l'ensemble de leur mise en œuvre et de refaire ce processus.
PRO :
Vous pouvez toujours déplacer les transports de votre ancien système vers le nouveau. La configuration personnalisée peut toujours être migrée dans la nouvelle solution pour accélérer votre mise en œuvre, à quelques exceptions près.
PRO :
L'intégration est contrôlée de manière beaucoup plus stricte. La solution ECP ne vous oblige pas à configurer SAP Cloud Integration, mais utilise des processus d'intégration intégrés au système SAP ECP.
CON :
Certaines fonctionnalités, telles que l'évaluation du temps et d'autres fonctionnalités non liées à la paie, ne sont pas censées être utilisées dans l'environnement Employee Central Payroll.
Plusieurs partenaires SAP proposent également une option multi-locataires (ce qui signifie que plusieurs clients peuvent utiliser le même matériel dans le même système SAP), qui présente les avantages de l'environnement SAP ECP, mais est également liée à certaines solutions partenaires qui permettent une mise en œuvre plus rapide grâce à des accélérateurs. Cette option nécessite toujours une mise en œuvre (comme l'option Employee Central Payroll), mais elle permet de réaliser des économies si vous pouvez tirer parti de certaines options prédéfinies telles que la configuration du pays.
Migrer vers Employee Central et transférer la paie vers une solution hébergée
Si vous ne cherchez pas à reconstruire une grande partie de vos processus de paie, mais que vous souhaitez retirer votre matériel et votre infrastructure, une autre option peut être d'utiliser une solution de service de paie hébergée. Cette option est envisageable si votre objectif est de retirer toute l'infrastructure de votre environnement actuel et de conserver essentiellement votre système de paie tel qu'il est aujourd'hui.
Je n'ai pas eu de nouvelles de clients qui auraient choisi cette solution, mais cette option est discutée plus en détail dans différents blogs. En voici un qui remet en question cette option pour les moyennes et grandes entreprises. Jarret Pazahanick explique pourquoi dans son blog.
Migrer vers EC et transférer la paie vers une tierce partie comme ADP, NGA.
Si votre objectif est de transformer complètement vos processus de gestion, une autre option peut être de passer à un service de gestion de la paie (en utilisant toujours SAP Payroll comme moteur pour fournir la paie). Cette option consiste également à réimplémenter votre système de paie, mais vous pouvez le faire avec un partenaire et adopter une grande partie de sa configuration prédéfinie pour les différents pays pour lesquels vous gérez la paie.
Si, d'un côté, cette option peut être considérée comme similaire au passage à la solution ECP, elle offre en fait beaucoup plus d'options, y compris la simple fourniture d'une solution de paie hébergée jusqu'à l'externalisation complète de la paie au fournisseur.
Ne rien faire et continuer à utiliser le système SAP HCM actuel.
RESTER SUR PLACE
La dernière option consiste à ne rien faire et à suivre le chemin de migration que SAP propose à ses clients. SAP a maintenant donné une voie de migration (prévue à partir de 2023) pour passer à une solution S4/HANA sidecar, qui permettra une migration rapide vers un environnement SAP similaire, en conservant votre solution de RH et de paie (sauf pour le recrutement et la formation).
Bien sûr, dans les 12 prochaines années, l'innovation dans le nuage sera bien plus importante que le système existant sur site. Il se peut que vous trouviez ce système dépassé et que cela vous oblige à passer à Employee Central.
Pour résumer...
Il semble qu'un élan se dessine avec de plus en plus de clients qui prévoient de migrer leur core HCM vers Employee Central et les autres modules SuccessFactors. SAP a mis l'accent sur le développement dans le nuage. Heureusement, cela a également eu un effet d'entraînement sur les solutions sur site, avec des applications telles que le Payroll Control Center, qui peuvent être utilisées dans le nuage ou sur site.
La décision revient maintenant à un besoin commercial. Considérez ceux-ci :
- Vous souhaitez réimplémenter votre système de paie SAP ?
- Quelle est l'ampleur de la transformation de l'entreprise que vous souhaitez réaliser en une seule fois ?
- Voulez-vous continuer à gérer votre propre paie ?
Le choix vous appartient et vous avez l'embarras du choix. Cela vaut la peine d'examiner les options disponibles plutôt que d'attendre l'inévitable.
Dans la prochaine partie de ce blog, nous parlerons davantage de la mise en œuvre et de certaines considérations, en nous concentrant plus particulièrement sur la paie.
