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Troisième partie B : Conseils supplémentaires pour rationaliser votre processus de gestion des salaires

Troisième partie B : Conseils supplémentaires pour rationaliser votre processus de gestion des salaires 150 150 SpinifexIT Marketing

Auparavant, j'ai parlé de certains domaines de la paie qui peuvent être rationalisés et qui permettent de réaliser d'énormes économies. La section précédente a abordé plusieurs éléments, dont le Centre de contrôle de la paie et Les rapports dans le système de paie. L'article d'aujourd'hui continuera à mettre en évidence plusieurs domaines clés que nous voyons tous les jours dans nos discussions avec nos clients.

Pour de nombreux clients, le bulletin de paie constitue le seul moyen de communication automatisé avec les employés. Cependant, de nombreux processus manuels nécessitent souvent des données issues du système de paie.

Dans de nombreuses organisations, certains des domaines suivants font encore l'objet de procédures largement manuelles :

  • Révision et augmentation salariales– Lettres ou documents précisant les anciens et nouveaux montants de salaire
  • Nouvelles embauches et changements de poste –Lettres visant à mettre en avant les détails du nouveau poste
  • Changement d'emploi / de poste –Établissement de nouveaux contrats de travail
  • Lettres de licenciement– Déclaration des indemnités de licenciement et des soldes de congés
  • Lettres relatives à la rémunération globale– Document décrivant l'ensemble des éléments de rémunération, des avantages sociaux et des conditions d'emploi

Si SAP fournit des documents tels que les bulletins de paie pour communiquer les informations relatives à la paie des employés, il n'y a pas beaucoup d'autres types de correspondance. Cela s'explique par le fait que les documents générés varient d'un client à l'autre et sont souvent très spécifiques.

Bon nombre de ces demandes ponctuelles sont souvent traitées une fois par an. Dans la plupart des cas, cela s'apparente beaucoup à l'établissement de rapports, où l'extraction et le traitement des données peuvent nécessiter un travail manuel considérable, ne serait-ce que pour les rassembler. Une fois les données disponibles, elles sont mises en forme dans un document, une lettre ou un formulaire, souvent à l'aide d'un publipostage.

J'ai pu constater que les clients mettent en place ces processus de différentes manières. Parmi celles-ci, on peut citer :

  • SAP Smartforms / Formulaires RH– Il est possible de créer un Smartform qui, associé à un état ABAP, permet de générer des courriers destinés aux salariés. C'est souvent un excellent moyen de créer les lettres et les documents dont votre organisation a besoin. Bien que cette solution n'entraîne aucun coût supplémentaire en matériel ou en licences, son inconvénient est qu'elle nécessite l'intervention d'un développeur pour la mise en place, et que toute modification ultérieure exigera un travail de développement supplémentaire. 
  • Adobe Forms – Cette solutionest similaire àSmartforms et vous permet de créer des documents personnalisés pour vos clients. Tout comme Smartforms, c'est une bonne option, mais gardez à l'esprit que sa mise en place nécessite l'intervention d'un expert et qu'elle entraînera probablement des frais de licence supplémentaires.
  • Fusion et publipostage – De nombreuxclients ont recours au publipostage pour créer des lettres et d'autres types de correspondance. Les informations proviennent souvent d'une requête ad hoc, d'un rapport ou d'un extrait Excel. C'est un bon moyen de générer un document que vous devez produire régulièrement. L'inconvénient est que les données et la correspondance doivent souvent être assemblées manuellement.
  • Manuellement – Lesprocessus décrits ci-dessus présentent chacun différents niveaux d'automatisation. La méthode la plus courante consiste simplement à mettre à jour manuellement des modèles ou des documents Word. Cela implique de remplir manuellement les champs avec les données issues de SAP. Il s'agit du processus le plus manuel et le plus sujet aux erreurs ; bien qu'il convienne pour un nombre réduit de lettres par an, il est le plus coûteux en termes de ressources et doit donc être évité dans la mesure du possible.

La correspondance avec les employés peut constituer un domaine où rationaliser vos processus, car la production de ce type de rapports ou de documents nécessite souvent l'intervention d'un expert. Les solutions automatisées telles que SmartForms ou AdobeForms continueront toutefois à nécessiter des ressources techniques supplémentaires si des modifications s'avèrent nécessaires.

POINTS À PRENDRE EN COMPTE : Si vous avez coché l'une de ces cases, il serait peut-être judicieux de revoir vos processus de production de documents.

SpinifexIT et la création de documents

Au fil des ans, nombre de nos clients ont eu besoin de fournir à leurs employés des informations complexes qui doivent être formatées différemment d'un rapport. Ces informations sont souvent produites sous la forme d'un document PDF qui peut présenter les données mélangées à des formulations, des graphiques, des images, etc.

Par l'intermédiaire de SpinifexIT Easy Documents et Strato nous avons fourni à nos clients des documents tels que des relevés de rémunération globale, des contrats de travail, des déclarations de revenus, des déclarations d'emploi et des lettres de révision des salaires.

Ces documents sont accessibles via notre interface Web d'un simple clic, ce qui évite de recourir aux anciennes méthodes, telles que l'impression et la distribution de documents.

Que vous utilisiez une solution sur site ou dans le cloud, vous devrez procéder à des mises à jour de votre environnement SAP. Des modifications législatives, de nouvelles versions de SAP, etc., seront déployées tout au long de l'année. Si vous êtes passé à Employee Central et/ou à Employee Central Payroll, vos mises à jour pourraient soudainement s'enchaîner beaucoup plus rapidement que dans votre ancien environnement sur site. 

Même si, dans de nombreux domaines, il suffit d'accepter les mises à jour, il est recommandé, en ce qui concerne la gestion de la paie, de continuer à mettre en place un processus de vérification de ces mises à niveau et mises à jour. D'autant plus que les clients peuvent avoir défini des règles personnalisées dans le module de paie, il est important de s'assurer que tout fonctionne correctement avec les nouvelles fonctionnalités.

Les éléments à prendre en compte sont les suivants :

  1. Comment vérifier que le module de paie fonctionne correctement après la mise à jour vers les derniers correctifs
  2. Vérification de fin d'exercice – Il est souvent nécessaire de rapprocher les chiffres de fin d'exercice avant de clôturer l'exercice. Il s'agit souvent d'un processus de grande envergure et complexe.

Une recommandation que j'ai vue adopter par de nombreux clients consiste à mettre en place une procédure pour ce type de mises à jour. L'une des meilleures procédures que j'ai observées chez de nombreux clients consiste à s'assurer que, dans un environnement de TEST, le traitement de la paie fonctionne de la même manière après une mise à jour qu'avant.

La meilleure façon de procéder consiste à mettre en place un processus permettant d'extraire tous les types de paie et de vérifier qu'ils sont exactement identiques avant et après la mise à jour. Bien qu'il s'agisse d'un processus manuel d'extraction et de comparaison dans des outils tels qu'Excel, c'est la meilleure méthode que j'ai pu observer pour vérifier que le système de paie continue de produire les résultats corrects.REMARQUE :cette opération doit être effectuée avec des résultats identiques ou proches des données de production.

Nous vous recommandons de prendre connaissance de ces points et de vous adresser à votre partenaire de mise en œuvre si vous craignez que l'un de ces aspects ne présente un risque pour vous.

POINTS À PRENDRE EN COMPTE : Si vous avez coché l'une de ces cases, vous devriez peut-être discuter avec votre partenaire de mise en œuvre pour voir comment optimiser davantage ce processus.

SpinifexIT : des outils pour optimiser les tests de mise à jour

Bien que la majeure partie du processus de vérification des salaires puisse être effectuée manuellement, il existe toujours de meilleures façons de procéder. Nombre de nos clients utilisent la solution de SpinifexIT pour effectuer des comparaisons de données avant et après dans leur système. Easy Reporter pour effectuer des comparaisons de données avant et après dans leur système. 

En outre, le système SpinifexIT Easy Clone de SpinifexIT vous permet de copier des groupes d'employés directement d'un système de production vers un système de test sans avoir à effectuer une copie complète du système. Il s'agit souvent d'un processus très utile qui rationalise les tests de ces mises à niveau, car vous pouvez sélectionner un groupe d'employés et toujours disposer de données de production exactes à 100 % dans vos environnements de test (et même de développement).

 

Il est plutôt rare qu'un client mette en service l'ensemble des fonctionnalités HCM d'un seul coup, surtout lorsqu'il gère plusieurs sociétés, entités et pays.

Par conséquent, dans le cadre de la mise en œuvre et de la maintenance d'un système existant, vous devez toujours tenir compte de la nécessité d'étendre progressivement les fonctionnalités. Bien que cela ne devrait pas affecter votre système actuel, ceux d'entre vous qui ont déjà vécu cette situation savent souvent que l'ajout de nouveaux pays entraîne fréquemment des effets secondaires indésirables.

C'est simplement un point dont vous devez tenir compte si vous venez à mettre en place de nouveaux systèmes de paie ou à ajouter de nouveaux pays à l'avenir, en particulier lorsque vous essayez de modifier la configuration et/ou les paramètres existants pour un nouveau pays (cela pourrait également avoir des répercussions sur d'autres pays si vous utilisez des fonctionnalités communes).

Toute mise à jour de la configuration devrait s'accompagner d'une procédure simplifiée permettant de vérifier son bon fonctionnement. Il est essentiel de pouvoir comparer les résultats de la paie avant et après la mise à jour afin de s'assurer que la nouvelle configuration ne présente aucun dysfonctionnement.

J'ai décidé d'ajouter une section consacrée aux opérations de fin d'année, même si celles-ci s'apparentent aux rapports et au rapprochement. Cependant, comme il s'agit d'un processus annuel et assez complexe, nous abordons souvent ce sujet avec nos clients et discutons de la manière dont ils le gèrent.

Bien que le service de paie se charge de rémunérer les employés et que SAP fournisse également tous les rapports réglementaires nécessaires en fin d'exercice, la plupart des clients ont recours à un processus manuel pour effectuer le rapprochement et vérifier que les chiffres de la paie correspondent aux rapports de fin d'exercice.

Comme ce processus prend souvent beaucoup de temps, de nombreux clients ont mis au point des procédures complexes pour vérifier leurs chiffres de fin d'année, impliquant souvent de nombreux extraits de données, des manipulations dans Excel, etc. Dans la plupart des cas que j'ai observés, cela consiste généralement à générer des rapports, tels que le « Wagetype Reporter », pour extraire des données vers un outil comme Excel, puis à comparer ces valeurs avec celles déclarées dans la solution de fin d'année. Cela permet de disposer d'un processus pour valider les paiements que vous avez effectués au fisc tout au long de l'année.

Ce rapprochement doit souvent être effectué dans des délais très courts et suit généralement un processus différent selon les pays. La plupart des clients disposent d’une méthode, qu’elle soit manuelle, qu’il s’agisse d’un programme ABAP ou même d’une solution fournie par SAP. Quelle que soit la méthode de rapprochement utilisée, je vous recommande vivement d’optimiser ce processus, car la plupart des déclarations de fin d’année reposent sur la configuration et il est souvent facile d’oublier un élément et de ne pas le déclarer à l’administration fiscale.

POINTS À PRENDRE EN COMPTE : Si vous avez coché l'une de ces cases, vous devriez peut-être discuter avec votre partenaire de mise en œuvre pour voir comment optimiser davantage ce processus.

SpinifexIT et la fin d'année

Le processus de fin d'année a en fait été l'un de nos premiers domaines clés de gain de temps pour les clients, et actuellement, nous avons un produit de fin d'année simplifié pour l'Australie, les États-Unis et le Canada.

 Ces solutions s'appuient sur les processus SAP standard et permettent de rationaliser de nombreux domaines qui nécessitent aujourd'hui de nombreuses étapes manuelles. Elles couvrent notamment le rapprochement, le reporting des chiffres de fin d'exercice, la diffusion d'informations aux employés et bien d'autres aspects encore.

Vous pouvez consulter nos solutions pour Rapprochement des salaires en Australie et Rapprochement des salaires pour les États-Unis et le Canada en cliquant sur ces liens.

De nombreuses entreprises ne considèrent pas cela comme un domaine à rationaliser, mais à chaque période de paie, l'équipe chargée de la paie (ou un service d'assistance spécifique) reçoit souvent de nombreuses questions à ce sujet. En voici quelques exemples :

  • Pourquoi mon salaire a-t-il baissé ?
  • Qu'est-ce que ce paiement rétroactif ?
  • Mes impôts sont-ils corrects ?
  • Comment puis-je vérifier si mon solde de congés est correct ?

Bon nombre de ces questions (et il pourrait y avoir des dizaines de variantes) nécessitent du temps pour être examinées, analysées et faire l'objet d'un retour d'information à l'employé. Souvent, disposer de rapports ou de courriers permettant d'y répondre peut s'avérer utile, mais cette solution n'est généralement pas envisagée, car il s'agit souvent de demandes ponctuelles.

Malheureusement, il n’existe pas de réponse standard toute faite à bon nombre de ces situations, et dans la plupart des cas, il faut pouvoir compter sur des experts pour répondre à ces questions ou mener des enquêtes. Dans la mesure dupossible, je vous suggère d’examiner les demandes courantes et de chercher des moyens de rationaliser la manière dont vous y répondez. Que ce soit en utilisant des rapports SAP existants pour mener l'enquête, des lettres au format prédéfini pouvant être complétées pour aider à répondre aux demandes ou à fournir des explications, ou simplement des procédures sur la manière d'examiner certains de ces éléments. Sans cette volonté d'améliorer votre efficacité, cela restera toujours une charge supplémentaire pour votre équipe.

POINTS À PRENDRE EN COMPTE – Si vous avez coché l'une des cases suivantes, il se peut que votre service d'assistance et votre processus de résolution des demandes puissent être améliorés

Ce ne sont là que quelques-uns des sujets dont j'ai discuté avec mes clients au fil des ans ; j'espère que cela vous donnera des pistes pour optimiser votre quotidien. 

Même aujourd'hui, alors que certains de nos clients transfèrent une partie de leurs données vers le cloud, et que beaucoup d'entre eux y transfèrent même leur système de paie (Employee Central Payroll), nous constatons que ces mêmes processus, qui constituent souvent une charge administrative pour la plupart des clients, peuvent être rationalisés.

SAP a réalisé des progrès notables dans cette rationalisation grâce à des outils tels que le Payroll Control Center, maisSpinifexITs'est également spécialisé dans ce domaine et propose d'excellents produits et processus pour rationaliser davantage votre gestion de la paie.

Nous serions ravis de discuter avec vous de l'un ou l'autre des processus mentionnés ci-dessus et des moyens possibles de les rationaliser. Contactez-nous à l'adresse [email protected] ou rendez-vous sur notre site web pour réserver un entretien de prise de contact.

Vous pouvez également répondre à ce message ; je vous contacterai dès que possible.

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