Por qué la eliminación del papel es buena para sus equipos de RRHH y nóminas
Por qué la eliminación del papel es buena para sus equipos de RRHH y nóminas https://spinifexit.com/wp-content/uploads/2022/04/AdobeStock_292953404-1024x683.jpg 1024 683 SpinifexIT https://spinifexit.com/wp-content/uploads/2022/04/AdobeStock_292953404-1024x683.jpgPasar a una configuración sin papel no es fácil, especialmente si su equipo ha estado acostumbrado a imprimir, firmar y almacenar documentos en carpetas. Sin embargo, hay muchas razones por las que la digitalización de los procesos y la eliminación del papel resultarán beneficiosas a largo plazo, especialmente para los equipos de RRHH y de nóminas.
1. Aumente su eficiencia
La generación de documentos y la preparación del papeleo relacionado con RR.HH. y nóminas es una parte clave del negocio, pero crear, enviar y gestionar manualmente los documentos de los empleados y las nóminas lleva mucho tiempo. Desde crear plantillas hasta asegurarse de que estos documentos no contengan errores y se envíen a tiempo a la persona adecuada, sus equipos de RRHH y nóminas dedican horas únicamente a este proceso administrativo en lugar de ocuparse de otras tareas igualmente cruciales.
Al digitalizar sus procesos y prescindir del papel, no tendrá que crear constantemente documentos desde cero y correr el riesgo de enviar la información incorrecta o exponer sus datos sensibles de nómina a destinatarios no deseados, lo que resulta costoso en muchos sentidos.
Las herramientas de generación de documentos como Strato cuentan con funciones de flujo de trabajo automatizado, plantillas personalizables y herramientas de gestión de archivos que pueden ayudar a aumentar la eficacia y productividad de un equipo.
Invertir en una solución de generación de documentos también significa poder utilizar otras funciones como la programación previa del envío de documentos y la recepción de notificaciones automáticas, el enrutamiento, con la posibilidad de aprobar y colocar firmas digitales, tener la capacidad de incluir múltiples traducciones (para equipos globales), y mucho más.
Strato amplía las capacidades de sus automatizaciones de flujo de trabajo de SAP SuccessFactors.
2. Garantizar el cumplimiento y la seguridad
Firmar documentos importantes y confidenciales en papel puede acarrear muchos problemas, como la exposición accidental de datos, que podría dar lugar a una violación de la confidencialidad. Optar por un proceso automatizado totalmente digitalizado, por ejemplo, significa que solo los destinatarios previstos, como los empleados y sus jefes, pueden ver y firmar el documento.
Las funciones de automatización como las de Strato ofrecen una mayor seguridad al seguir los activadores de SAP SuccessFactors basados en los campos de datos de SAP SuccessFactors. Esto minimiza los riesgos de exposición al mantenerlos dentro del sistema y requerir poca o ninguna intervención manual.
3. Contribuir al medio ambiente. No, de verdad.
Ser ecológico solía ser sólo una palabra de moda o un truco de relaciones públicas para que una empresa quedara bien. Hoy en día, los consumidores y las empresas se toman en serio el cambio climático y la sostenibilidad, y querrán asociarse con una organización que se preocupe por lo mismo.
La digitalización y la eliminación del papel es un buen paso para que su organización reduzca su huella de carbono, ahorre recursos y demuestre que su compromiso es a largo plazo.
En 2021, en concreto, la solución Strato de SpinifexIT para SAP SuccessFactors ahorró la impresión de un total de 2 millones de hojas. Piense hasta qué punto su organización por sí sola puede marcar la diferencia.
4. Ahorrar considerablemente en costes y otros recursos
En uno de nuestros casos de éxito de clientes, una empresa minera ahorró miles de euros en importantes costes operativos anuales cuando implantó Strato para gestionar y automatizar sus documentos de contratación.
Por supuesto, el retorno de la inversión lleva tiempo, y la digitalización y la eliminación del papel pueden requerir cierta financiación inicial; sin embargo, el impacto en términos de eficiencia y mantenimiento operativo significa que también ahorrará dinero y recursos en otras áreas.
Y lo que es más importante, su equipo podrá gestionar los documentos de los empleados de forma más eficaz, cumplir la normativa y dedicar tiempo y recursos a otros aspectos cruciales de la empresa, lo que supone tiempo y dinero bien invertidos.
