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Tercera parte B: Consejos adicionales para optimizar el proceso de gestión de nóminas

Tercera parte B: Consejos adicionales para optimizar el proceso de gestión de nóminas 150 150 SpinifexIT Marketing

Anteriormente, he hablado de algunos de los aspectos de la gestión de nóminas que se pueden optimizar, lo que permite obtener un ahorro considerable. En la sección anterior se trataron varios aspectos, entre ellos el Centro de control de nóminas y la generación de informes dentro del sistema de nóminas. El artículo de hoy seguirá destacando varias áreas clave que observamos a diario en nuestras conversaciones con nuestros clientes.

Para muchos clientes, el único medio de comunicación automatizada con los empleados es a través de sus nóminas. Sin embargo, a menudo hay muchos procesos manuales que requieren datos del sistema de nóminas.

En muchas organizaciones, algunas de las siguientes áreas siguen requiriendo un proceso bastante manual:

  • Revisiones y aumentos salariales: cartas o documentos en los que se indiquen los datos salariales anteriores y actuales
  • Nuevas contrataciones y cambios de puesto:cartas para destacar los detalles del nuevo puesto o cargo
  • Cambio de trabajo o puesto –Formalización de nuevos contratos de trabajo
  • Cartas de despido: declaración de las indemnizaciones por despido y los saldos de vacaciones
  • Cartas de remuneración total / condiciones laborales: documento en el que se detallan todos los aspectos relacionados con el salario, las prestaciones y las condiciones de empleo

Aunque SAP ofrece documentos como las nóminas para facilitar la información salarial de los empleados, no hay mucha otra documentación de este tipo. Esto se debe a que el formato de los documentos varía en función de cada cliente y, a menudo, es muy específico.

Muchas de estas solicitudes puntuales suelen realizarse una vez al año. En la mayoría de los casos, se trata de un proceso muy similar a la elaboración de informes, en el que la extracción y el tratamiento de los datos pueden suponer un trabajo bastante manual solo para recopilarlos. Una vez que los datos están disponibles, se formatean en un documento, una carta o un formulario, a menudo mediante la función de combinación de correspondencia.

He observado que los clientes suelen desarrollar estos procesos de varias maneras. Entre ellas se incluyen:

  • SAP Smartforms / Formularios de RR. HH.: es posible crear un Smartform que, junto con un informe ABAP, permita generar la correspondencia destinada al empleado. A menudo, esta es una excelente forma de elaborar las cartas y los documentos que necesita su organización. Aunque esto no conlleva costes adicionales de hardware ni de licencias, el inconveniente es que requiere la intervención de un desarrollador para su creación y que cualquier modificación posterior exigirá un trabajo de desarrollo adicional. 
  • Adobe Forms: essimilar aSmartforms y permite crear documentos personalizados para cada cliente. Al igual que Smartforms, es una buena opción, pero hay que tener en cuenta que requiere de un experto para su creación y, en este caso, es probable que suponga costes adicionales de licencia.
  • Combinación de correspondencia: muchosclientes utilizan la combinación de correspondencia para crear cartas y otros documentos. La información suele proceder de una consulta ad hoc, un informe o un extracto de Excel. Es una buena forma de generar un documento que se necesita crear con frecuencia. El inconveniente es que, a menudo, hay que introducir los datos y la correspondencia manualmente.
  • Manualmente:cada uno de losprocesos mencionados presenta distintos niveles de automatización. El proceso más habitual consiste simplemente en actualizar manualmente las plantillas o los documentos de Word. Esto implica rellenar los campos a mano con datos de SAP. Se trata del proceso más manual y propenso a errores y, aunque resulta adecuado si el número de cartas al año es reducido, es el que conlleva más gastos generales, por lo que debe evitarse siempre que sea posible.

La correspondencia con los empleados puede ser un área en la que optimizar sus procesos, ya que a menudo se necesita a un experto para elaborar este tipo de informes o documentos. Las opciones automatizadas, como SmartForms o AdobeForms, seguirán requiriendo recursos técnicos adicionales en caso de que sea necesario realizar algún cambio.

CONSIDERACIONES: Si ha marcado alguna de estas opciones, tal vez le convenga revisar sus procesos de elaboración de documentos.

SpinifexIT y la creación de documentos

A lo largo de los años, muchos de nuestros clientes han tenido que facilitar a sus empleados información compleja que debe presentarse con un formato distinto al de un informe. A menudo, esto se hace mediante un documento PDF en el que se pueden mostrar los datos junto con texto, gráficos, imágenes, etc.

A través de SpinifexIT’s Easy Documents y Strato , hemos facilitado a los clientes documentos tales como resúmenes de remuneración total, contratos de trabajo, nóminas, certificados de empleo y cartas de revisión salarial.

Se puede acceder a estos documentos a través de nuestra interfaz web con solo hacer clic en un botón, en lugar de recurrir a métodos más antiguos, como la impresión y la distribución de documentos.

Tanto si utiliza una solución local como si está en la nube, tendrá que realizar actualizaciones en su entorno SAP. A lo largo del año se irán incorporando cambios legislativos, nuevas versiones de SAP, etc. Si se ha pasado a Employee Central y/o Employee Central Payroll, es posible que, de repente, las actualizaciones se produzcan mucho más rápido que en su anterior entorno local. 

Aunque en muchos ámbitos basta con aceptar las actualizaciones, se recomienda que, en lo que respecta a la gestión de nóminas, se mantenga un proceso para comprobar estas mejoras y actualizaciones. Especialmente dado que los clientes pueden tener reglas personalizadas en la gestión de nóminas, es importante verificar que todo ello funcione correctamente con la nueva funcionalidad.

Los aspectos que hay que tener en cuenta son:

  1. ¿Cuál es la mejor forma de comprobar que el módulo de nóminas funciona correctamente tras actualizar a los últimos paquetes de soporte?
  2. Cierre del ejercicio: a menudo es necesario conciliar las cifras de fin de año antes de completar el proceso de cierre del ejercicio. Esto suele suponer un proceso extenso y complejo.

Una recomendación que he visto que siguen muchos clientes es establecer un proceso para este tipo de actualizaciones. Uno de los mejores procesos que he visto adoptar a muchos clientes es asegurarse de que, en un entorno de PRUEBA, el proceso de nóminas funcione igual después de una actualización que antes.

La mejor forma de hacerlo es establecer un proceso para extraer todos los tipos de salario de la nómina y comprobar que sean exactamente iguales antes y después de la actualización. Aunque se trata de un proceso manual de extracción y comparación en herramientas como Excel, es el mejor método que conozco para verificar que la nómina sigue generando los resultados correctos.NOTA:Esto debe realizarse con resultados que sean iguales o muy similares a los datos de producción.

Le recomendamos que tenga en cuenta estos aspectos y que consulte con su socio de implementación si le preocupa que pueda haber algún riesgo en alguna de estas áreas.

CONSIDERACIONES: Si has marcado alguna de estas opciones, quizá te interese hablar con tu socio de implementación sobre cómo optimizar mejor este proceso.

Herramientas de SpinifexIT para optimizar las pruebas de actualizaciones

Aunque la mayor parte del proceso de comprobación de nóminas se puede realizar manualmente, siempre hay formas mejores de hacerlo. Muchos de nuestros clientes utilizan Easy Reporter de SpinifexIT para realizar comparaciones de datos antes y después en su sistema. 

Además, la función Easy Clone de SpinifexIT te permite copiar grupos de empleados directamente de un sistema de producción a un sistema de pruebas sin necesidad de realizar una copia completa del sistema. A menudo, este es un proceso muy útil que agiliza las pruebas de estas actualizaciones, ya que puedes seleccionar un grupo de empleados y disponer siempre de datos de producción 100 % precisos en tu entorno de pruebas (e incluso en los entornos de desarrollo).

 

Es bastante poco habitual que un cliente ponga en marcha todas las funciones de HCM de una sola vez, sobre todo cuando se trata de un cliente con múltiples empresas, entidades y países implicados.

Por lo tanto, como parte de cualquier proceso de implementación y mantenimiento de un sistema ya existente, siempre hay que tener en cuenta la necesidad de ir incorporando nuevas funcionalidades de forma continua. Aunque esto no debería afectar a su sistema actual, quienes hayan pasado por esta experiencia sabrán que, a menudo, la incorporación de nuevos países conlleva efectos secundarios no deseados.

Es algo que debes tener en cuenta si acabas implementando nuevas nóminas o nuevos países en el futuro, sobre todo cuando intentes modificar la configuración o los ajustes existentes para un nuevo país (ya que también podría afectar a otros países si se utilizan funciones comunes).

Cualquier actualización de la configuración debería contar con un proceso simplificado para comprobarlo. Es muy importante poder comparar los resultados de la nómina antes y después para asegurarse de que la nueva configuración no ha provocado ningún error.

He decidido incluir una sección dedicada al cierre del ejercicio, aunque se trate de un tema similar a la elaboración de informes y la conciliación. Sin embargo, dado que es un proceso que se lleva a cabo una vez al año y resulta bastante complejo, solemos hablar con los clientes específicamente sobre este proceso y sobre cómo lo gestionan.

Aunque el departamento de nóminas se encarga de pagar a los empleados y SAP también proporciona los informes legales necesarios para el cierre del ejercicio, la mayoría de los clientes cuentan con un proceso manual para conciliar y verificar que las cifras de nóminas coincidan con los informes de cierre del ejercicio.

Dado que suele tratarse de un proceso que requiere mucho tiempo, muchos clientes han desarrollado procedimientos complejos para verificar sus cifras de cierre de ejercicio, lo que a menudo implica numerosos extractos de datos, manipulaciones en Excel, etc. En la mayoría de los casos que he observado, esto suele consistir en generar informes —como el «Wagetype Reporter»— para extraer datos a una herramienta como Excel y, a continuación, comparar esos valores con los que figuran en la solución de cierre de ejercicio. El objetivo es disponer de un proceso para validar los pagos que se han realizado a la Agencia Tributaria a lo largo del año.

Además, esta conciliación suele tener que realizarse en plazos muy ajustados y, por lo general, el proceso varía de un país a otro. La mayoría de los clientes cuentan con algún tipo de proceso, ya sea manual, un programa ABAP o incluso una herramienta proporcionada por SAP. Independientemente del método de conciliación que utilices, te recomiendo encarecidamente que optimices este proceso, ya que la mayor parte de la información que se presenta al cierre del ejercicio se basa en la configuración y, a menudo, es fácil pasar algo por alto y que no se comunique a la autoridad fiscal.

CONSIDERACIONES: Si has marcado alguna de estas opciones, quizá te interese hablar con tu socio de implementación sobre cómo optimizar mejor este proceso.

SpinifexIT y el cierre del ejercicio

De hecho, el proceso de cierre de ejercicio ha sido una de nuestras primeras áreas clave de ahorro de tiempo para los clientes y, en la actualidad, contamos con un producto optimizado para el cierre de ejercicio enAustralia, Estados Unidos y Canadá.

 Estas soluciones se basan en los procesos estándar de SAP y agilizan muchas de las áreas en las que actualmente es posible que haya que realizar numerosos pasos manuales. Entre otras cosas, estas soluciones incluyen la conciliación, la elaboración de informes sobre las cifras de cierre de ejercicio y la distribución de información a los empleados.

Puede consultar nuestras soluciones para la conciliación de nóminas en Australia y la conciliación de nóminas de EE. UU. y Canadá haciendo clic en estos enlaces.

Muchas organizaciones no consideran que esto sea algo que deban optimizar, pero en cada periodo de nómina suelen llegar numerosas consultas al equipo de nóminas (o a un equipo específico de asistencia técnica) con dudas relacionadas con las nóminas. Algunos ejemplos podrían ser:

  • ¿Por qué me han bajado el sueldo?
  • ¿Qué es este pago retroactivo?
  • ¿Es correcta mi declaración de impuestos?
  • ¿Cómo puedo comprobar si mi saldo de vacaciones es correcto?

Muchas de estas preguntas (y podría haber docenas de variantes) requieren tiempo para investigarlas, analizarlas y dar respuesta al empleado. A menudo, disponer de informes o cartas para responderlas puede ser de ayuda, pero no suele tenerse en cuenta, ya que suelen ser solicitudes puntuales.

Por desgracia, no hay una respuesta estándar sencilla para muchos de estos tipos de situaciones y, en la mayoría de los casos, todo se reduce a contar con expertos que puedan responder a estas preguntas o investigar los problemas. Siempre quesea posible, te sugiero que analices las consultas más habituales y busques formas de optimizar la manera de responderlas. Ya sea utilizando informes SAP existentes para investigar, cartas en formatos predefinidos que se puedan rellenar para ayudar a responder o explicar las consultas, o simplemente procedimientos sobre cómo investigar algunos de estos asuntos. Sin esta mentalidad de buscar mejorar la eficiencia, esto siempre supondrá una carga para su equipo.

CONSIDERACIONES: si has marcado alguna de las siguientes opciones, es posible que tu servicio de asistencia técnica y la resolución de consultas puedan mejorarse.

Lo anterior son solo algunos de los aspectos sobre los que he hablado con los clientes a lo largo de muchos años y espero que te den algunas ideas sobre áreas en las que podrías centrarte para optimizar tu día a día. 

Incluso hoy en día, cuando vemos que nuestros clientes trasladan parte de sus datos a la nube, e incluso, en muchos casos, trasladan la gestión de nóminas a la nube (Employee Central Payroll), observamos que estos mismos procesos, que pueden suponer una carga administrativa para la mayoría de los clientes, pueden optimizarse.

SAP ha logrado avances significativos en esta optimización gracias a herramientas como el Centro de Control de Nóminas, pero, además,SpinifexITse ha especializado en este ámbito y ofrece excelentes productos y procesos para optimizar aún más la gestión de sus nóminas.

Estaremos encantados de hablar contigo sobre cualquiera de los procesos mencionados anteriormente y sobre posibles formas de optimizarlos. Ponte en contacto con nosotros en [email protected] o visite nuestra página web para concertar una llamada de presentación.

También puedes responder a esta publicación y me pondré en contacto contigo lo antes posible.

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