Tercera parte B: Consejos adicionales para agilizar el proceso de pago de nóminas
Tercera parte B: Consejos adicionales para agilizar el proceso de pago de nóminas https://spinifexit.com/wp-content/themes/corpus/images/empty/thumbnail.jpg 150 150 SpinifexIT https://spinifexit.com/wp-content/themes/corpus/images/empty/thumbnail.jpgAnteriormente, he hablado de algunas de las áreas de la nómina que pueden ser racionalizadas con un gran ahorro posible. En la sección anterior se habló de varios elementos, entre ellos el Centro de Control de Nómina y Informes dentro del Sistema de Nómina. El artículo de hoy continuará destacando varias áreas clave que vemos todos los días en nuestras discusiones con nuestros clientes.
Para muchos clientes, el único método de comunicación automatizada con los empleados es a través de sus nóminas. Sin embargo, suele haber muchos procesos manuales que requieren datos dentro del sistema de nóminas.
Algunas de las siguientes áreas tienen un proceso bastante manual en muchas organizaciones:
- Revisiones y aumentos salariales - Cartas o documentos para destacar los datos salariales antiguos/nuevos
- Nuevas contrataciones y cambios de puesto - Cartas para destacar los detalles del nuevo puesto/trabajo
- Cambio de puesto de trabajo / de posición - Creación de nuevos contratos de trabajo
- Cartas de despido - Comunicación de la indemnización por despido y de los saldos de vacaciones
- Cartas de recompensa/compensación total - Documento que describe todos los detalles de la paga, los beneficios y las condiciones de empleo
Aunque SAP proporciona elementos como las nóminas para facilitar la información sobre el salario de los empleados, no hay demasiada correspondencia de otro tipo. Esto se debe a que la salida es diferente para la mayoría de los clientes, y a menudo muy singular.
Muchas de estas solicitudes ad hoc se realizan a menudo una vez al año. En la mayoría de los casos, se trata de un proceso muy similar al de la elaboración de informes, en el que puede haber un proceso bastante manual de extracción y manipulación de los datos para obtenerlos. Una vez que los datos están disponibles, se formatean en un documento, una carta o un formulario, a menudo con combinación de correspondencia.
He visto a algunos clientes construir estos procesos de varias maneras. Estas incluyen:
- SAP Smartforms / HR Forms- Es posible construir un Smartform, que acompañado de un informe ABAP puede producir correspondencia al empleado. Esta es a menudo una gran manera de construir las cartas y documentos que su organización requiere. Aunque esto no tiene costes adicionales de hardware o licencias, el inconveniente es que requiere un desarrollador para construirlos y luego cualquier modificación requerirá más trabajo de desarrollo.
- Adobe Forms - Es similar a Smartforms, y le permite crear documentos específicos para el cliente. Al igual que Smartforms, esta es una buena opción, pero tenga en cuenta que requiere un experto para construir estos, y en este caso, es probable que requiera costos de licencia adicionales.
- MailMerge - Muchos clientes utilizan la combinación de correspondencia para crear cartas y otra correspondencia. A menudo se les pasa información desde una consulta adhoc, un informe o un extracto de Excel. Esta es una buena manera de producir un documento que a menudo se necesita producir. La desventaja es que los datos y la correspondencia a menudo tienen que ser puestos juntos manualmente.
- Manualmente - Cada uno de los procesos anteriores tiene diferentes niveles de automatización. El proceso más común es simplemente actualizar manualmente las plantillas o documentos de Word. Esto significa rellenar los campos manualmente con datos de SAP. Este es el proceso más manual y propenso a errores y, aunque servirá para un mínimo de cartas al año, es el que más gastos generales conlleva, por lo que debe evitarse siempre que sea posible.
La correspondencia de los empleados puede ser un área para agilizar su proceso, ya que a menudo se necesita un experto para producir este tipo de informe o documento. Las opciones automatizadas, como SmartForms o AdobeForms, seguirán requiriendo gastos generales adicionales de recursos técnicos si se necesita algún cambio.
CONSIDERACIONES: Si ha marcado alguna de estas opciones, es posible que quiera revisar sus procesos de producción de documentos.
SpinifexIT y la creación de documentos
A lo largo de los años, muchos de nuestros clientes han necesitado proporcionar información compleja al empleado que necesita un formato diferente al de un informe. A menudo, esta información se presenta en forma de documento PDF que puede mostrar los datos mezclados con texto, gráficos, imágenes, etc.
A través de SpinifexIT's Easy Documents y Strato soluciones documentales, hemos entregado a los clientes documentos como Declaraciones de Recompensas Totales, Contratos de Trabajo, Declaraciones de Ganancias, Declaraciones de Empleo y Cartas de Revisión Salarial.
Se puede acceder a estos documentos a través de nuestro front-end web con sólo pulsar un botón, en lugar de depender de enfoques más antiguos, como la impresión y la distribución de documentos.
Tanto si está en las instalaciones como en la nube, va a tener actualizaciones en su entorno SAP. Los cambios legislativos, las nuevas versiones de SAP, etc., se cargarán a lo largo del año. Si se ha trasladado a Employee Central y/o Employee Central Payroll, de repente sus actualizaciones podrían producirse mucho más rápido que en su anterior mundo on-premise.
Mientras que en muchas áreas se pueden aceptar las actualizaciones, la recomendación es que en el lado de la Nómina, es importante tener un proceso en torno a la comprobación de estas mejoras y actualizaciones. Especialmente porque los clientes pueden tener reglas personalizadas dentro de Nómina, es importante verificar que todo esto funciona con la nueva funcionalidad.
Las cosas que hay que tener en cuenta son:
- Cómo comprobar mejor que la nómina funciona correctamente después de actualizar a los últimos paquetes de soporte
- Comprobación de fin de año - A menudo es necesario conciliar las cifras de fin de año antes de completar el proceso de fin de año. Esto puede ser a menudo un proceso amplio y complejo.
Una recomendación que he visto que muchos clientes utilizan es tener un proceso en torno a este tipo de actualizaciones. Uno de los mejores procesos que he visto adoptar a muchos clientes es asegurarse de que, en un entorno de PRUEBA, la nómina funcione igual después de una actualización que antes.
La mejor manera de hacer esto es tener un proceso para extraer todos los tipos de nómina y comparar que son exactamente los mismos antes y después de la actualización. Aunque este es un proceso manual de extracción y comparación en herramientas como Excel, es el mejor método que he visto para validar que la nómina sigue produciendo los resultados correctos. NOTA: Esto debe realizarse con resultados iguales o cercanos a los datos de producción.
Le recomendamos que los tenga en cuenta y que hable con su socio de implementación si le preocupa que pueda estar en riesgo en alguna de estas áreas.
CONSIDERACIONES: Si ha marcado alguna de ellas, es posible que quiera hablar con su socio de implementación sobre cómo agilizar esto mejor.
Herramientas de SpinifexIT para agilizar las pruebas de actualización
Aunque la mayor parte del proceso de comprobación de nóminas puede realizarse manualmente, siempre hay formas mejores de hacerlo. Muchos de nuestros clientes utilizan la solución de SpinifexIT Easy Reporter para hacer comparaciones de datos antes y después en su sistema.
Además, SpinifexIT Easy Clone le permite copiar grupos de empleados directamente de un sistema de producción a un sistema de prueba sin necesidad de hacer una copia completa del sistema. Esto suele ser un proceso muy útil que agiliza las pruebas de estas actualizaciones, ya que puede elegir un grupo de empleados y tener siempre datos de producción 100% precisos en sus entornos de prueba (e incluso de desarrollo).
Es más bien raro que un cliente ponga en marcha toda la funcionalidad de HCM de una sola vez, especialmente cuando un cliente tiene varias empresas, entidades y países involucrados.
Por lo tanto, como parte de cualquier implementación y soporte de un sistema existente, siempre se debe considerar que existe la necesidad de un despliegue continuo de funcionalidad. Aunque esto no debería afectar a su sistema actual, aquellos que hayan pasado por esto sabrán que a menudo hay efectos secundarios no deseados de los nuevos países.
Es sólo algo que debe tener en cuenta si termina implementando nuevas nóminas, o países en el futuro, especialmente al tratar de alterar la configuración existente y/o los ajustes para un nuevo país (también podría afectar a otros países si se utiliza la funcionalidad común).
Cualquier actualización de la configuración debería tener un proceso simplificado para comprobarlo. Es muy importante poder hacer una comparación antes/después de los resultados de las nóminas para asegurarse de que no hay nada roto con la nueva configuración.
He decidido poner una sección sobre el procesamiento de fin de año, a pesar de que esto es similar a la presentación de informes y la conciliación. Pero como se trata de un proceso que se realiza una vez al año, y es bastante complejo, a menudo hablamos con los clientes específicamente sobre este proceso y cómo lo manejan.
Mientras que la nómina pagará a los empleados y SAP también proporcionará cualquier necesidad de informes legislativos en torno al fin de año, la mayoría de los clientes tienen un proceso manual para conciliar y verificar que las cifras de la nómina coinciden con los informes de fin de año.
Como este es un proceso que suele llevar mucho tiempo, muchos clientes han desarrollado complejos procesos para comprobar sus cifras de fin de año, que a menudo implican muchos extractos de datos, manipulaciones de Excel, etc. En la mayoría de los casos que he visto, esto suele implicar la ejecución de informes como wagetype reporter para extraer datos a una herramienta como Excel, y luego comparar estos valores con los valores reportados en la solución de fin de año. Esto es para tener un proceso para validar los pagos que se han hecho a la oficina de impuestos a lo largo del año.
Esta conciliación también debe realizarse a menudo en un plazo de tiempo reducido y suele ser un proceso diferente para cada país. La mayoría de los clientes tienen algún tipo de proceso, ya sea manual, un programa ABAP o incluso algo que proporciona SAP. Sea cual sea el modo de conciliación, yo recomendaría encarecidamente tener un proceso más optimizado en este sentido, ya que la mayor parte de los informes de fin de año se basan en la configuración y a menudo es fácil pasar por alto algo y no comunicarlo a la autoridad fiscal.
CONSIDERACIONES: Si ha marcado alguna de ellas, es posible que quiera hablar con su socio de implementación sobre cómo agilizar esto mejor.
SpinifexIT y fin de año
El proceso de fin de año ha sido realmente una de nuestras primeras áreas clave de ahorro de tiempo para los clientes, y actualmente, tenemos un producto de fin de año racionalizado para Australia, Estados Unidos y Canadá.
Estas soluciones se basan en los procesos estándar de SAP y agilizan muchas de las áreas en las que hoy en día puede haber muchos pasos manuales. En estas soluciones se incluyen aspectos como la conciliación, la elaboración de informes sobre las cifras de fin de año, la distribución de información a los empleados y muchos otros.
Puede ver nuestras soluciones para Conciliación de la nómina australiana y Conciliación de la nómina de Estados Unidos y Canadá haciendo clic en estos enlaces.
Muchas organizaciones no consideran que esto sea algo que deban racionalizar, pero cada pago, a menudo hay muchas preguntas que regresan al equipo de nóminas (o a un equipo de ayuda específico) con consultas sobre nóminas. Algunos ejemplos pueden ser
- ¿Por qué ha bajado mi sueldo?
- ¿Qué es esta paga retro?
- ¿Son correctos mis impuestos?
- ¿Cómo puedo comprobar si mi saldo de vacaciones es correcto?
Muchas de estas preguntas (y puede haber docenas de variaciones), requieren tiempo para investigar, analizar e informar al empleado. A menudo, disponer de informes o cartas para responder a estas preguntas puede ayudar, pero a menudo no se tiene en cuenta, ya que suelen ser solicitudes ad hoc.
Desgraciadamente, no hay una respuesta estándar fácil para muchos de estos tipos de situaciones, y en la mayoría de los casos, se trata de tener expertos disponibles para responder a estas preguntas o para investigar los problemas. En la medida de lo posible, yo sugeriría que se estudiaran las solicitudes más comunes y se buscaran formas de racionalizar la forma de responder a ellas. Ya sea utilizando informes SAP existentes para investigar, cartas con formatos predefinidos que puedan rellenarse para ayudar a responder/explicar las consultas o simplemente procedimientos sobre cómo investigar algunos de estos elementos. Si no se tiene la mentalidad de mejorar la eficiencia, el equipo siempre tendrá que hacer frente a una sobrecarga.
CONSIDERACIONES - Si ha marcado alguna de las siguientes opciones, es posible que tenga margen de mejora en su servicio de asistencia y resolución de consultas
Las anteriores son sólo algunas de las áreas de las que he hablado con los clientes a lo largo de muchos años y espero que le den algunas ideas sobre las áreas en las que podría centrarse para racionalizar su día a día.
Incluso hoy en día, cuando tenemos clientes que trasladan parte de sus datos a la nube, e incluso en muchos casos trasladan la nómina a la nube (Employee Central Payroll), vemos que estos mismos procesos que pueden ser gastos generales para la mayoría de los clientes pueden ser racionalizados.
SAP ha avanzado mucho en esta racionalización con herramientas como el Centro de Control de Nómina, pero además, SpinifexIT se ha especializado en esta área y cuenta con grandes productos y procesos para racionalizar aún más su nómina.
Estaremos encantados de hablar con usted sobre cualquiera de los procesos mencionados y sobre las posibles formas de racionalizar estos elementos. Póngase en contacto con nosotros en [email protected] o visite nuestro sitio web para reservar una llamada de descubrimiento.
También puedes responder a este post y me pondré en contacto contigo lo antes posible.
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