Warum der Zugang zu HR-Dokumenten im Krisenfall unerlässlich ist

Am 16. März 2020 wurde in ganz Metro Manila und einigen Teilen der Philippinen eine verschärfte Gemeindequarantäne (ECQ) verhängt.

Die Quarantäne, die eingerichtet wurde, um die COVID-Kurve abzuflachen, hatte zur Folge, dass die Zivilbevölkerung nur noch die Möglichkeit hatte, ihre Grundbedürfnisse abzudecken.

Unverzichtbare Arbeitskräfte durften zur Arbeit gehen, solange sie die notwendigen Regierungs- und Personaldokumente bei sich trugen. Auf der Liste standen unter anderem: ein Quarantäneausweis, ein Regierungsausweis, ein Firmenausweis und eine Arbeitsbescheinigung (Certificate of Employment - COE), was sich für viele Angestellte als eine Herausforderung erwies.

Die Herausforderung

Da viele Personalabteilungen auf den Philippinen immer noch traditionell geprägt sind, ist der Erwerb eines COE eine Herausforderung für die Mitarbeiter. Die Mitarbeiter müssen vorzeitig einen formellen Antrag an die Personalabteilung stellen, um das Dokument zu erhalten. Dies kann je nach Unternehmen mindestens drei Tage dauern.

Die Lösung

Dieser Herausforderung konnten Unternehmen (natürlich auch SpinifexIT) mit Strato Documents problemlos begegnen. Strato Documents ist eine Lösung von SpinifexIT, mit der sich die Mitarbeiter bei SuccessFactors einloggen und sich selbst bei Bedarf ihr Certificate of Employment (COE) generieren können.

Sie müssen lediglich einen Zeitraum für die Gültigkeit des COE festlegen. Danach können sie das Dokument einfach herunterladen und ausdrucken.

Die Ergebnisse

Die Quarantäne-Richtlinien änderten sich auf den Philippinen alle zwei Wochen, was die Notwendigkeit eines COE unberechenbar machte. Beschäftigte mit Zugang zu Strato konnten ohne Unannehmlichkeiten zur Arbeit gehen.

Sie brauchten nur online auf Strato zuzugreifen, ihr COE zu generieren, es herunterzuladen und auszudrucken, um das COE jedes Mal, wenn sie zur Arbeit gehen mussten, mitzubringen.

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