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Spinifexit-Blog zur Abstimmung der Single-Touch-Lohnabrechnung
Abstimmung der Single-Touch-Lohnabrechnung
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Erwägungen zur Versöhnung

In den letzten 15 Jahren gehörte es zu meinen Hauptaufgaben, mit Kunden im Zusammenhang mit dem Payment Summary-Prozess zu arbeiten, insbesondere mit dem Abgleich und der zusätzlichen Berichterstattung ihrer Payment Summary-Daten. Nahezu jeder SAP-Kunde hat einen Prozess zur Validierung der Payment Summary-Zahlen durchlaufen. Die meisten tun dies am Jahresende, aber ein großer Teil unserer Kunden stimmt die Daten auch auf der Basis von Zahlungsperioden ab.

Bei der Abrechnung auf Knopfdruck stellen Sie sich vielleicht die Frage, ob eine Abstimmung noch erforderlich ist und wie Sie diese durchführen sollten.

Die kurze Antwort lautet: Ja, es besteht immer noch die Notwendigkeit, Versöhnung zu betreiben.

Da die STP-Lösung nach wie vor auf der Lohnartenkonfiguration und den Mitarbeiterdaten basiert (sehr ähnlich wie die Zahlungszusammenfassungen) und da nun eine wöchentliche Übermittlung an das ATO erforderlich ist, besteht nach wie vor Abstimmungsbedarf.

Um diese Notwendigkeit zu verstehen, ist die folgende Erklärung Teil des neuen STP-Prozesses, und wie Sie sehen, ist es notwendig, vor der Übermittlung an das ATO zu erklären, dass die Daten korrekt sind. 


Die meisten Kunden, mit denen ich im Laufe der Jahre zusammengearbeitet habe, würden die Übermittlungsdatei nur ungern ohne irgendeine Art von Validierung abzeichnen. 

Ein einfaches Beispiel dafür, was schief gehen kann, ist, dass eine Lohnart, die nicht für STP gekennzeichnet ist, nicht an die ATO gemeldet wird. Ohne eine Form des Abgleichs kann dies unbemerkt bleiben.

Im Folgenden finden Sie einige Bereiche der Versöhnung, die unserer Meinung nach erforderlich sein werden:

Ich gehe live

Zu Beginn, während des Go-Live, besteht die Notwendigkeit, den STP-Prozess zu validieren. Dabei wird nicht nur geprüft, ob die Support Packs korrekt geladen wurden, sondern es wird auch festgestellt, ob Ihre Konfiguration vollständig eingerichtet ist und ob dieser Prozess mit Ihren eigenen Mitarbeiterdaten funktioniert. 

Einige der Bereiche, in denen Sie Validierungsprüfungen durchführen möchten, sind die folgenden:

  • Verifizierung der STP Mid Year Go Live-Konvertierung der bestehenden Abrechnungsergebnisse in die neuen Cluster
  • Überprüfen Sie, ob der Abrechnungslauf die STP-Cluster-Tabellen korrekt berechnet und aktualisiert.
  • Überprüfen Sie, ob der STP-Reporting-Prozess, der die Abrechnungsclusterinformationen (aus den neuen Tabellen ACRT, SETP und SABN) entnimmt und die Daten für die Übertragung an die ATO erstellt

Am besten vergewissern Sie sich, dass Ihre Zahlungsübersichtsabstimmung auf dem neuesten Stand ist, damit Sie die ursprünglichen Werte der Zahlungsübersicht mit den STP-Werten (in den STP-Tabellen) vergleichen können. HINWEIS: Es handelt sich dabei nicht um eine 1:1-Zuordnung, aber sie sollte Ihnen einen Hinweis darauf geben, dass die STP-Konfiguration und die Berechnungen korrekt sind.

II Normale Lohnläufe

Nach dem Go-Live sollten Sie einen Prozess einrichten, mit dem Sie Ihre STP-Zahlen mit den Bezügen der Mitarbeiter abgleichen können. Denken Sie daran, dass selbst wenn zum Zeitpunkt der Produktivsetzung alles ausgeglichen ist, im Laufe des Jahres neue Konfigurationen in Ihr System eingegeben, neue Lohnarten bei der Gehaltsabrechnung verwendet und auch neue Szenarien eingeführt werden können. (z.B. können Sie eine rückwirkende Zahlung über die letzten 2 Jahre haben, die möglicherweise nicht korrekt gemeldet wird)

Ähnlich wie bei den Zahlungszusammenfassungen müssen die Kunden, wenn sie die Abrechnungen des letzten Jahres drucken müssen, die Zahlen in der STP-Datei überprüfen. Es ist so einfach, eine Lohnart zu übersehen, eine Lohnart zu haben, die so konfiguriert ist, dass sie in der falschen STP-Kategorie enthalten ist oder nicht für die Aufnahme in die STP-Berichterstattung gekennzeichnet ist.

Für den Abgleich haben die meisten Kunden einen Prozess, bei dem sie überprüfen möchten, ob die an den Mitarbeiter im Urlaub geleisteten Zahlungen mit dem übereinstimmen, was während der STP-Verarbeitung gemeldet wird.

Einige Beispiele für den Versöhnungsprozess sind:

Überprüfung der STP-Zahlen

  • Identifizierung von Lohnarten, die an den Mitarbeiter ausgezahlt werden (die Ausführung des Lohnartenreporters ist ein gängiger Prozess, um diese zu erhalten).
  • Zuordnung dieser zu den berechneten STP-Zahlungen - Sie können die STP-Berichtsdaten in eine Excel-Datei herunterladen.
  • Einbinden von STP Override Werten

Dies ist jedoch ein ziemlich manueller Prozess, da es notwendig ist, Register darüber zu führen, welche Lohnarten an den Mitarbeiter gezahlt wurden, und eine umfangreiche Excel-Tabelle aufzubauen oder andere Prozesse zu erstellen.

So oder so, wie Sie abstimmen, ist es wichtig, eine Methode zur Überprüfung Ihrer STP-Zahlen zu haben, und natürlich, je einfacher Sie es machen können, desto weniger Aufwand haben Sie bei einem Prozess pro Zahlungsperiode.

Die folgenden Punkte sind einige Dinge, die ich empfehlen würde, wenn ich einen Abstimmungsprozess erstellen möchte.

  1. Überlegen Sie sich das Ziel hier und stellen Sie sicher, dass Sie einen intelligenten, wiederholbaren Prozess verfolgen.
  2. Denken Sie daran, dass Sie dies für jeden Zahlungszeitraum tun müssen, also versuchen Sie, es zu einem einfachen Prozess zu machen.
  3. Berücksichtigen Sie alle Ihre Abrechnungskreise und deren unterschiedliche Häufigkeiten.
  4. Denken Sie daran, dass Mitarbeiter möglicherweise Abrechnungskreise übertragen, stellen Sie also sicher, dass Ihr Prozess dies berücksichtigt.
  5. Wenn Sie mehrere ABN's haben, stellen Sie sicher, dass Ihr Prozess dies berücksichtigt.
  6. Stellen Sie sicher, dass Sie gekündigte Mitarbeiter einbeziehen.
  7. Entscheiden Sie, ob Sie die Möglichkeit haben, Zahlen zu übersteuern und nehmen Sie dies in Ihren Prozess auf.

Dies ist ein Bereich, in dem SpinifexIT seit vielen Jahren tätig ist, und als Teil der neuen STP-Lösung haben wir unsere Easy Payment Summary Reconciliation Solution so verändert, dass sie auch für STP geeignet ist.


Treffen Sie Easy STP

Einige der Bereiche, die unsere Easy STP Lösung unterstützt, sind:

  • Konfigurationsvalidierung - Überprüfung der STP Wagetype Konfiguration und der Report ABN Konfiguration
  • Vorabprüfung der Stammdaten - Überprüfung der Daten des Mitarbeiters vor der Erstellung der STP-Datei, um sicherzustellen, dass sie korrekt sind
  • Reconciliation Reports - Reconciliation Reports für Go-Live (Überprüfung der STP-Umstellung) und auch laufende Pay by Pay Reconciliation Reports
  • Berichterstattung über STP - Es werden weitere Berichte geliefert, um über die STP zu berichten und den Abgleich im gesamten Unternehmen zu unterstützen
  • Analyse der STP-Werte - Berichterstattung auf Mitarbeiterebene mit Aufschlüsselung, wie und woher die STP-Werte berechnet werden (einschließlich Überschreibungen)

Bestehende Kunden von Easy Payment Summaries erhalten unsere Lösung Easy STP als Teil des normalen Upgrades unserer Lösungen.

Zusammenfassung

Die STP-Lösung von SAP wird am 11. Oktober 2018 freigegeben. Jetzt ist es an der Zeit, dass Sie mit der Planung für das Upgrade und die Implementierung Ihrer Lösung beginnen. Während Sie als SAP-Kunde eine Verschiebung auf Mai 2019 haben, empfehlen wir Ihnen nicht zu lange zu warten, da es noch viel Arbeit geben wird.

Im Rahmen dieser Vorbereitung empfehlen wir Ihnen, mit SAP die Möglichkeit der Nutzung der SAP Cloud Platform Integration zu besprechen und auch sicherzustellen, dass Sie Ihre technischen Teams in Bezug auf das SAP HR Support Pack Upgrade einbeziehen.

Für viele Kunden ist dies auch ein großes Projekt, da das Upgrade der HR Support Packs viele neue Funktionen auf die STP-Lösung aufbringen kann, so dass die Tests sehr umfangreich sein können, um sicherzustellen, dass es keine Auswirkungen auf Ihre Produktionslohnsumme gibt.

Ich werde in den nächsten 6 Monaten weiterhin Blogs wie diesen verfassen. Bitte besuchen Sie unsere STP-Seite auf der SpinifexIT-Website , um sich über alle relevanten Informationen auf dem Laufenden zu halten.